Ten Team Tips: 10 comportamenti da mettere in atto per gestire efficacemente i collaboratori a distanza

Con l'attivazione dello smart working i manager hanno una nuova responsabilità: gestire i collaboratori "a distanza" mantenendo il coinvolgimento, la produttività, la motivazione e il senso di appartenenza alla propria azienda.

Quando la scelta della modalità di lavoro agile avviene in emergenza, come è accaduto per molte realtà in questo periodo, le persone sono spesso disorientate: si trovano a dover ri-organizzare le proprie attività in remoto, devono imparare a selezionare correttamente priorità e scadenze, devono destreggiarsi tra strumenti digitali differenti scegliendo quelli più adatti al contesto specifico. In questo scenario, il feedback costante e il supporto del responsabile di team diventano fondamentali.

Insieme a Federica Riccardi, psicologa del lavoro e consulente Formazione e Sviluppo PRAXI, abbiamo individuato 10 tips utili per gestire in modo efficace i collaboratori a distanza. Li riportiamo di seguito:

1. FAR CRESCERE LA FIDUCIA: gestire, e far parte di un team che lavora da remoto, significa favorire, e mantenere, elevati livelli di conoscenza tra tutti i membri della squadra. Creare fiducia significa favorire il supporto, lo scambio e la condivisione di buone pratiche, ma anche di errori. Ragionando in maniera pragmatica, per fare crescere la fiducia è importante fissare e condividere le regole e le aspettative a tutti i membri del team, e soprattutto far sì che l’obiettivo della squadra e gli obiettivi dei singoli siano chiari.


2. FAVORIRE L’ACCOUNTABILITY: tutti i team member devono sentirsi co-autori dei risultati e quindi assumersi la propria responsabilità, non solo delle attività ma anche delle modalità per raggiungere gli obiettivi nel breve, medio e lungo termine. Il responsabile del team, come un direttore d’orchestra, avrà il compito di valorizzare le diversità di ogni singolo strumento, di coinvolgere e far percepire il valore di ogni singola attività che ciascun team member svolge.


3. GESTIRE E ORGANIZZARE: il responsabile ha il compito di organizzare le attività in maniera puntuale e metodica e di riconoscere, utilizzandole al meglio, le competenze presenti nella squadra. L'organizzazione delle attività di un team a distanza deve virare da una logica di presenza a una logica di competenza e presidio degli obiettivi in autonomia. Spesso la presenza fisica porta a favorire l’assegnazione di compiti in una logica di efficienza: estremizzando, potremmo dire che chi è presente in ufficio viene ingaggiato per svolgere un compito urgente. Nel team a distanza, invece, è importante che prevalga la logica di competenza: va scelta la risorsa più strategica per svolgere quella determinata attività.


4. GESTIRE IL TEMPO DEI COLLABORATORI: nel team virtuale le risorse non sono disponibili h 24: chi le gestisce deve tenere a mente che il tempo del lavoro nello smart working resta identico a quello della giornata lavorativa in ufficio.


5. FAVORIRE LA COLLABORAZIONE E IL KNOWLEDGE MANAGEMENT: incentivare lo sharing, mettendo a disposizione del team luoghi di archiviazione condivisi. Avere un sistema di comunicazione strutturata tra team è fondamentale e di reale supporto.


6. CREARE EMPOWERMENT: rendere autonomi e accountable i membri del proprio team; assegnare obiettivi piuttosto che micro attività, e supportare sempre con il feedback. I team maturi che lavorano da remoto sono abituati a dare e ricevere feedback di auto miglioramento.


7. PIANIFICAZIONE DELLA COMUNICAZIONE E DELLE RIUNIONI: chi ha la responsabilità di un team che lavora da remoto ha anche il compito di identificare dei momenti strutturati in cui il team si riunisca e condivida lo stato avanzamento dei lavori. Ancor più importante che nei meeting reali, è strutturare l’agenda dell’incontro e coinvolgere anticipatamente i membri del team affinché si conducano brevi riunioni ricche di significato e spunti. È importante che in queste riunioni si parli non solo di cosa si è fatto ma anche del “come”, in modo da sondare e condividere aspetti relativi al clima della squadra.


8. GESTIRE GLI ASPETTI TECNOLOGICI: il team remoto deve essere sempre nella condizione di lavorare in questa modalità. È quindi fondamentale verificare che tutti i membri della squadra abbiano gli strumenti tecnologici e le informazioni necessarie per poter svolgere le proprie attività.


9. CELEBRARE I RISULTATI: comunicare, condividere e celebrare i risultati che via via il team produce. Il responsabile della squadra dovrà avere la sensibilità di identificare le milestone, i momenti importanti del lavoro, dare ad essi valore e festeggiare con la squadra i risultati fornendo feedback positivi anche per piccoli traguardi ottenuti.


10. NUTRIRE LE RELAZIONI: favorire i momenti di scambio non lavorativo; creare coffee break virtuali in cui le persone ritrovino il piacere di restare in contatto e di parlare, esattamente come alla macchinetta del caffè. Le relazioni virtuali sono relazioni a tutti gli effetti, hanno necessità di cura e attenzione per rimanere stabili.